আজকের ডিজিটাল যুগে ইংরেজিতে ইমেল লেখা একটি গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা। চাকরির আবেদন, ব্যবসায়িক যোগাযোগ বা পড়াশোনার ক্ষেত্রে সঠিকভাবে ইমেল লেখার অভ্যাস গড়ে তোলা জরুরি। অনেকেই ইমেল লেখার সময় ছোটখাটো ভুল করেন, যার কারণে বার্তাটি ঠিকভাবে গ্রহণযোগ্য হয় না। নিচে ইংরেজিতে ইমেল লেখার নিয়ম ধাপে ধাপে আলোচনা করা হলো।
১. Subject Line পরিষ্কার রাখুন
- ইমেলের সাবজেক্ট লাইন এমন হতে হবে যাতে এক নজরে বোঝা যায় ইমেলটি কী নিয়ে।
- অপ্রয়োজনীয় লম্বা বা অস্পষ্ট শব্দ ব্যবহার করবেন না।
উদাহরণ:
- ✔ Application for the Post of Sales Executive
- ✔ Request for Meeting on Monday
২. Proper Salutation ব্যবহার করুন
ইমেলের শুরুতে ভদ্রভাবে সম্বোধন করতে হবে। প্রফেশনাল ইমেলে “Dear” শব্দটি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার হয়।
উদাহরণ:
- Dear Sir/Madam,
- Dear Mr. Rahman,
- Dear Hiring Manager,
৩. Introduction লিখুন সংক্ষেপে
প্রথম লাইনেই লিখে ফেলুন কেন ইমেলটি লিখছেন। অপ্রয়োজনীয় ঘুরপাক খাওয়া উচিত নয়।
উদাহরণ:
- I am writing to apply for the position of…
- I would like to inform you about…
৪. Main Body – বার্তা পরিষ্কারভাবে লিখুন
- একাধিক প্যারাগ্রাফ ব্যবহার করুন।
- প্রতিটি প্যারাগ্রাফ ছোট এবং নির্দিষ্ট হোক।
- পয়েন্ট আকারে লেখা হলে আরও পড়তে সুবিধা হয়।
৫. Closing Line ব্যবহার করুন
ইমেলের শেষে ভদ্রভাবে ধন্যবাদ জানান এবং ভবিষ্যতে উত্তর পাওয়ার আশা প্রকাশ করুন।
উদাহরণ:
- Thank you for your time and consideration.
- I look forward to hearing from you soon.
৬. Proper Sign-off লিখুন
শেষে নাম দেওয়ার আগে একটি উপযুক্ত শব্দ লিখুন।
উদাহরণ:
- Yours sincerely,
- Yours faithfully,
- Best regards,
এরপর নিজের নাম, পদবি এবং প্রয়োজনে যোগাযোগের তথ্য যোগ করুন।
একটি পূর্ণাঙ্গ উদাহরণ
Subject: Application for the Position of Marketing Executive
Dear Sir/Madam,
I am writing to apply for the position of Marketing Executive at your company. I have completed my graduation in Business Administration and have two years of experience in the marketing field.
I believe my skills in digital marketing and communication will be a great asset to your team. Please find my resume attached for your review.
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely,
Kajal Mondal
Email: kajal@example.com
উপসংহার
ইংরেজিতে ইমেল লেখার সময় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হলো সংক্ষিপ্ততা, ভদ্রতা ও স্পষ্টতা বজায় রাখা। সঠিক কাঠামো মেনে ইমেল লিখলে তা সহজেই গ্রহণযোগ্য হয় এবং ভালো প্রভাব ফেলে।